Arkivskabe bugner med byggesager i et stort rum hos Teknik og Miljø. Det kaldes ’Matrikelarkivet’, og her opbevares oplysninger om ejendomme på Mors. Kommunen har længe ønsket at få arkivet gennemgået og digitaliseret, og det er nu blevet muligt med hjælp fra virksomheden Special Minds.

Det vil tage omkring et halvt år at gøre arkivet digitalt. Arbejdet vil give plads og gøre søgning i arkivet mere effektivt.

– Det er de helt rigtige folk til opgaven, og det bliver virkeligt en stor hjælp for os. Det er et meget omfattende arbejde at scanne de mange papirer og gøre arkivet digitalt. Vi ville ikke selv have ressourcer til at klare opgaven med kommunens medarbejdere, fortæller Danny Kristensen, som er tovholder på projektet for Morsø Kommune.

Særlige evner
Special Minds er en socialøkonomisk virksomhed, som har mennesker med autisme ansat som konsulenter. Virksomheden er ekspert i at finde de særlige evner hos den enkelte og benytte disse evner optimalt – for eksempel til opgaver med IT.

Virksomheden har blandt andet konsulenter med speciale i digitalisering via scanning. De skal stå for at scanne de mange papirer fra kommunens matrikelarkiv og få dem arkiveret elektronisk, så de hurtigt kan søges frem med en computer.

– En opgave som denne her er perfekt for nogle af vores konsulenter. For dem er det afstressende og terapi, mens det for mange vil være mere udfordrende og kedeligt efter et par timer. De er skarpe til at vurdere, hvordan indholdet skal arkiveres og har en stærk sans for struktur, og så har de erfaring fra lignende opgaver, lyder det fra Orla Pedersen, som er erhvervschef hos Special Minds.

Flere fordele
Når opgaven er klaret kan kommunens medarbejdere lynhurtigt søge på forespørgsler på tegninger og forskelligt materiale omkring ejendoms-, kloak- og matrikelsager – som det ser ud nu skal de gå ud i arkivet og stå og bladre i mapper for at lede efter sagerne. Ved en søgning på computeren kan de med det samme konstatere, om dokumenterne findes eller ej.
Behovet er også stort for mere plads til medarbejdere i Teknik og Miljø. I stedet for at bygge nye dyre kvadratmeter, kan det store rum, som i dag huser arkivet, tages i brug til kontorer.

– Vi ser frem til samarbejdet med Special Minds. Det er en virksomhed, som giver nogle gode rammer, så deres dygtige medarbejdere kan bidrage med deres evner. Deres arbejde kan være med til at gøre os mere effektive og give mere plads, og det har en stor værdi for os, siger Meiner Nørgaard, formand for Udvalget for Teknik og Miljø i Morsø Kommune.